Für jeden Todesfall wird vom für den Hauptwohnsitz des Verstorbenen zuständigen Bezirksgericht Gericht ein Verlassenschaftsverfahren eingeleitet. Der Notar hat als "Gerichtskommissär", das Verlassenschaftsverfahren für die Gerichte durchzuführen.
Am Beginn jedes Verlassenschaftsverfahrens steht die Todesfallaufnahme. Zu dieser Datenaufnahme werden vom Notar Personen eingeladen, die über die persönlichen und vermögensrechtlichen Belange des Verstorbenen Bescheid wissen.
Folgende Unterlagen / Informationen sollten zu diesem Termin mitgebracht werden:
Nach der Todesfallaufnahme und den folgenden Erhebungen z.B. bei Banken, Versicherungen, ... kann der Notar feststellen, welche Vermögenswerte zum Todestag vorhanden waren. Wenn kein Vermögen vorhanden ist, wenn das Vermögen weniger als 5.000 Euro beträgt oder wenn der Nachlass überschuldet ist (z.B. durch eine hohe Forderung des Sozialhilfeverbandes aus einem Heimaufenthalt), wird das Verlassenschaftsverfahren in einem abgekürzten Verfahren beendet.
Wenn jedoch ein die Begräbnis- und Grabkosten und event. Forderungen von Gläubigern übersteigendes Vermögen vorhanden ist, muss eine "Verlassenschaftsabhandlung" durchgeführt werden. Hier stellt der Notar fest, welche Personen erbberechtigt sind und ob diese Personen die Erbschaft antreten oder sich ihres Erbrechtes entschlagen.
Das Verlassenschaftsverfahren wird durch den "Einantwortungsbeschluss" beendet, mit dem der Nachlass in den rechtlichen Besitz der Erben übergeben wird.
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